Site Yönetimlerinin Tutması Gereken Defterler


Kat Mülkiyeti Kanununun Yönetici Atanması başlıklı 33. maddesinde Apartmanlar veya Sitelerin kim tarafından idare edileceği tanımlanmıştır:

Kat malikleri, anagayrimenkulün yönetimini kendi aralarından veya dışardan seçecekleri bir kimseye veya üç kişilik bir kurula verebilirler; bu kimseye (Yönetici), kurula da (Yönetim kurulu) denir.

Kat malikleri adına, apartman ihtiyaçlarını karşılamak üzere yöneticiler iktisadi ve ticari bazı faaliyetler gösterirler. Bu faaliyetler sırasında yöneticilerin yapmak zorunda oldukları yasal durumlar vardır.

Kullanılacak defterler niteliklerine göre çeşitlidir.

Kat Mülkiyeti Kanunu Açısından; 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda defter tutma mükellefiyeti 32 ve 41. maddelerde yer almaktadır. Mevzuat uyarınca apartman ve site yönetimlerinin tutmakla yükümlü olduğu en önemli defter karar defteridir. Kat Mülkiyeti Kanunundan kaynaklanan bu yükümlülük (KMK.m.32) yanında bir de denetim defteri tutulması hususunda bir yükümlülük bulunmaktadır (KMK.m.41).

Karar Defteri (Kat Malikleri Kurulu Defteri)

Yöneticiler, kat malikleri ile yapılan toplantılarında alınan kararları kayıt etmek için karar defteri ni noterden tasdik ettirmek suretiyle kullanmak ve bu defterin kullanılabilir sayfaları var ise ara tasdiki yaptırmak zorundadırlar.

Kanunun “Kararlar” başlıklı 32. maddesinde

Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.

denilerek Karar Defteri tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir.

Belge Muhafaza Yükümlülüğü

Kanunun Defter tutulması ve belgelerin saklanması başlıklı 36. maddesinde

Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur denilerek defterin tutulması ve belgelerin saklanması yükümlülüğü düzenlenmiştir.

Gelir-Gider Defteri

Apartman ve site yönetimleri gerek kat mülkiyeti ve gerekse vergi usul kanunu açısından zorunlu olarak bir muhasebe sistemine uymakla yükümlü değildirler. Yükümlülük gelir ve giderlerin belli bir düzen içinde ilgili defterlere kayıt edilmesinden ibarettir. Ancak sitelerde bulunan kat maliki sayısı son yıllarda oldukça artmış ve buna paralel olarak toplanan gelirler ve yapılan giderler yüksek rakamlara ulaşmıştır. Bu nedenle belirli bir sistem içinde muhasebe ortaya koyma ihtiyacı doğmuştur.

Kat Mülkiyeti Kanununda bu isim altında bir defter düzenlenmemekle beraber, gelir ve giderlerin net bir şekilde izlenebilmesi adına uygulamada gelir-gider defteri adı verilen işletme defteri  de tutulmaktadır. Tutulan bu defter vergi kanunlarından benimsenmiş olan bir defterdir.  Bu defterin de ihtilafa yol açmaması adına noter onaylı olması ve kapanış tasdikine tabi tutulması şarttır.


Denetim Defteri

Kanunun Yönetimin Denetlenmesi başlıklı 41. maddesinde ise;

Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler denilerek Denetim Defteri tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir.

Gelir Vergisi açısından; Apartman yöneticiliği gelir vergisinden muaftır. Ancak apartman yöneticiliği adına ortaya çıkan ticari, zirai, gayrimenkul, menkul vs. bir kazancın gerçekleşmesi halinde bu kazançlarından dolayı gelir vergisi mükellefiyetliğinin doğacağı kaçınılmazdır.

Yöneticiler gelirleri (aidatlar) ve giderleri doğru bir şekilde bu deftere kaydetmeli, kaydettikleri işlemlere yönelik fatura vb. evrakları da mutlaka muhafaza etmelidir. Giderlerde fatura alınması tercih edilmeli, yazar kasa fişlerinin ise arkalarına ne için harcama yapıldığı kaydedilmelidir. Bir hizmet karşılığında bir bedel (ücret vb.) ödeme yapılıyorsa, ödemeyi yapana mutlaka ilgili belgeler (gider makbuzu, gider pusulası) imzalattırılmalıdır.

Aidatlar toplanırken, kat maliklerinin bir listesinin yapılması, önce bu listeye göre tahsilatın gerçekleştirilmesi, ödeme alınırken (aidat toplanırken) ya da toplandıktan çok kısa bir süre sonra gelir makbuzunun da düzenlenmesine özen gösterilmelidir. Aidatların banka aracılığı ile tahsil edilmesi de mümkündür. Ya da toplanan aidatların topluca bankaya yatırılmak istenebilir. Bu durumda mutlaka apartman ya da site yönetimi adına hesap açılmalı, ancak sevk ve idaresi yöneticiye verilen bir hesap açılmalıdır. Bu tür hesaplar bankalarca uygulamada açılabilmektedir.


Anında ücretsiz kayıt olun

7/24 Hizmet Verin

Online işlemler ile sürekli hesap verin, ödemeler alın, şeffaf hizmet verin.

Ofisiniz kapalı olsa dahi bilgili ve cevap verebilen yazılımınız 7/24 mesai yapsın.

Ofisiniz kapalı olsa dahi bilgili ve cevap verebilen yazılımınız 7/24 mesai yapsın.

Site Yönetim Programı
Site Yönetim Programı
Site Yönetim Programı